Als we iets van de pandemie hebben geleerd, is het wel dat er online nog veel meer mogelijk is dan we misschien hadden voorzien. In een tijd waar fysieke koop en verkoop niet kon plaatsvinden, werd het internet alleen maar belangrijker. Mogelijk heeft dit ook in jouw organisatie tot gevolg gehad dat de hoeveelheid data is verdubbeld, of zelfs verdriedubbeld. Het wordt dan bijna elke dag een grotere uitdaging om de juiste documenten terug te kunnen vinden. De georganiseerde mapjes verliezen snel hun structuur en je bent veel kostbare tijd kwijt aan het opsporen van informatie. Dit is waar een document management systeem – ook wel afgekort tot DMS – om de hoek komt kijken.

Wat is een DMS?

Een DMS vormt dus een centrale bron waaruit alle informatie binnen de organisatie wordt beheerd, gedigitaliseerd, gestructureerd en gestroomlijnd. Door middel van metadata in het DMS systeem kom je binnen no-time bij de juiste opgeslagen documenten. Hierdoor zorgt een DMS voor het efficiënt inrichten en beheren van documenten en informatiestromen. Merk je bijvoorbeeld dat je vaak lang moet zoeken naar de juiste informatie? Open je vaak verschillende mappen en documenten, omdat je niet meer goed weet waar je de informatie die je nodig hebt kunt vinden? Dan biedt een document management systeem uitkomst.

De voordelen van een DMS

Een van de voordelen van een DMS is het kunnen digitaliseren van documenten. Dat blijkt in deze tijd belangrijker dan ooit. Wie niet digitaliseert, verliest zijn klanten aan bedrijven die dat wel doen. Maar ga niet zonder plan aan de slag, want digitaal documentbeheer vergt een goede voorbereiding. Hier helpt een goed DMS systeem je bij. Omdat het DMS processen slim organiseert, kun je aantoonbaar efficiënter werken en heb je in een mum van tijd inzicht in al je documenten. Doordat je collega’s op hetzelfde moment de informatie kunnen raadplegen en aan een document kunnen werken, hoef je niet te wachten tot je collega klaar is met zijn of haar bewerkingen. Het hele projectteam kan op hetzelfde moment aan de slag. Een volgend voordeel is dat een DMS veilig en conform GDPR wetgeving werkt. Tot slot kun je een document management systeem naadloos integreren met applicaties van derden. Zo heb je nooit meer dubbel werk, maar voer je de gegevens op één plek in. De uitwisseling zorgt voor de rest. Zo tackle je binnen no-time het productiviteitsverlies.

De selectie

Nu je mogelijk overtuigd bent van de voordelen van een DMS, sta je voor de keuze uit veel verschillende aanbieders van zo’n document management systeem. Bereid je goed voor door na te denken over de volgende vragen: 

  • Wie gaat het DMS systeem gebruiken?

  • Waarvoor gaan zij het DMS gebruiken? 

  • Wordt het DMS gekoppeld aan andere applicaties?

  • Welke factoren zijn belangrijk in de samenwerking met de leverancier? 

Door je goed in te lezen en voor te bereiden ben je beter in staat om het beste Document Management Systeem voor jouw organisatie te kiezen.